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公司的5个章各有什么用?千万不要用错!

每个公司都有印章,每个印章的作用各不相同,但是都代表着公司的意志,具有特定的法律效力,因此了解各印章的作用并加强印章保护工作非常重要。今天我们就主要来了解一些印章的作用。

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公司章主要有5枚,分别是公章、财务章、合同章、发票章、法人代表人名章。需要注意的是,除法人章外,其它4个章需要根据相关规定到工商、公安、开户银行备案或预留印鉴。

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公司公章


公司效力最大的一枚章,是法人权利的象征。除法律有特殊规定外(如发票的盖章),均可以公章代表法人意志,对外签订合同及其他法律文件。


使用范围凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。


保管者一般来说,公章的掌管者应该是公司创业者或其最信任的人,例如:董事长或总经理。


2
财务章


使用范围通常与银行打交道的时候会用到,比如银行的各种凭据、汇款单、支票的用印。另外,也会用于财务往来的结算等。

 

保管者一般由企业的财务人员管理,可以是财务主管或出纳等。


3
合同章


使用范围单位对外签订合同时使用,可以在签约的范围内代表单位,在合同上加盖合同专用章,单位需承受由此导致的权利义务。

 

一般来说,创业初期可以直接用公章盖合同,减少一支公章可以减少风险(比如遗失、公章私用等)。

 

保管者可以是公司法务人员、合作律师或行政部门等。


4
发票章


企业、单位和个体工商户在购买和开发票时,需要加盖发票章。印章印模里含有其公司单位名称、发票专用章字样、税务登记号。根据《发票管理办法实施细则》的规定,通常需要在发票联和抵扣联加盖发票专用章。


保管者一般由财务部门的发票管理员保管


5
法人代表人名章


使用范围法人章主要用于公司有关决议,以及银行有关事务办理的时候用。印章印模里含有其公司单位名称、发票专用章字样、税务登记号。通常用在注册公司、企业基本户开户、支票背书的用印。


保管者一般是法人自己,也有让公司财务部门出纳人员管理的情况。


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公司各种印章的权限不一,印章的保管者没有特定的法律规定,可依公司具体情况设定保管者。



印章保管

所有文件加盖印章都必须得到重视。所以说公司印章的保管工作必须要引起重视。公司印章的保管,应实行印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管的制度,并严格执行保管人交接制度。一般来说,公司印章的保管具体可以采用以下措施:


1、印章管理者:明确印章管理者的岗位法律风险防控意识及责任


公司可以要求印章保管或管理者签订法律风险岗位承诺书,明确保管者的法律风险防控意识及职责,使其充分认识到印章的重要性,加强印章管理的技能和法律风险防范意识。


2、印章使用:建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表


一般来说,经企业领导批准后,印章使用者应填写统一的用印登记表,企业文书人员对用印文件要认真审查,审核与申请用印内容、用印次数是否一致,然后才能在相关文件上用印。


需要注意的是,使用印章时,要确保由印章保管人员亲自用印,不能让他人代为用印。一般情况下,未经企业主要领导亲自批准,不允许使用者将印章携带外出,即使需要外出携带,最好指定可信任的人随往,确保印章安全。

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3、严格控制或禁止在空白文件上盖印章


印章使用过程中,印章管理者一定要确保使用者不能在空白文件,如空白纸张、空白单据、空白介绍信等上面加盖公司印章,如遇特殊情况,必须要经过公司核心管理者的同意,如果加盖印章的空白文件无用后,持有者也要该空白文件退回印章管理部门,请其妥善处理,从而确保用章安全。


4、对变更或撤销的部门或公司及时处理相关印章


企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;

所属分公司注销后,在工商注销手续完成后,必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录;


5、印章不小心遗失了,该怎么办


印章遗失必须在第一时间向公安机关报案,并取得报案证明,同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。之后,在进行补刻时,要拿上公安机关的报案回执、登报申明、补刻印章申请书等材料到当地公安机关进行备案,然后到指定印章公司进行刻章。


公章丢失,即使自己保留了所有的公章信息,例如样式和编码,也不能私自进行刻章,否则将面临拘留的行政处罚。


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